Informationen zum Hinweisgebersystem von THE FLAG Holding GmbH*

*Im Text wird – aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit und ohne jede Diskriminierungsabsicht – ausschließlich die männliche Form verwendet. Damit sind alle Geschlechter mit einbezogen.

Präambel

Die FLAG Holding GmbH hat im Rahmen Ihres Compliance-Management-Systems schon seit längerem ein Hinweisgebersystem in Form eines anwaltlichen Ombuds­manns (Vertrauensanwalts) installiert, über das vertraulich Hinweise auf Rechtsver­stöße und vorsätzliches Fehlverhalten gegeben werden können. Solche Hinweise mit Bezug zu unserem Unternehmen können Mitarbeitende, aber auch Dritte geben. Durch das Hinweis­geberschutzgesetz (HinSchG) ist ein solches System und ein Prozess der Hinweisbe­arbeitung nun gesetzliche Pflicht geworden, worüber wir nachfolgend informieren.

Unser Hinweisgebersystem und das Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz beinhaltet Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen, auch Whistleblower genannt, die einen Verdacht auf Rechtsverstöße über eine eingerichtete Meldestelle melden. Insbesondere dürfen hinweisgebende Perso­nen keine Nachteile erleiden. Das Gesetz schränkt diesen Schutz auf Meldungen ein, die sich auf Straftaten, bestimmte Ordnungswidrigkeit und einige Rechtsvorschriften des Bundes, der Länder und der EU beziehen. Wir als Unternehmen schützen grund­sätzlich alle Hinweisgeber, die Hinweise auf ein vorsätzliches Fehlverhalten geben, also auch soweit dies Vorschriften, Richtlinien und Regelwerke in unseren Unterneh­men betrifft.

Im Umkehrschluss erwarten wir von loyalen Mitarbeitenden, dass Sie bei einem Fehl­verhalten nicht wegsehen, sondern im Interesse des Unternehmens darauf hinweisen. Führungskräfte sind insoweit in einer besonderen Pflicht. Eine gleiche Erwartungshaltung haben wir gegenüber unseren Geschäftspartnern.

Wo liegen die Grenzen dessen, was gemeldet werden darf? Bei den Hinweisen geht es um vorsätzliches und relevantes Fehlverhalten im Kontext mit der beruflichen Tätig­keit, also nicht um Bagatellsachverhalte und nicht um Arbeitsfehler, wie sie jedem un­terlaufen können. Mit unserem Hinweisgebersystem verbinden wir die Absicht Schaden von unseren Unternehmen und unseren Mitarbeitern abzuwenden. Geschützt werden alle hinweisgebenden Personen, die solche Hinweise nach bestem Wissen und in bes­ter Absicht geben. Keinen Schutz verdienen Personen, die vorsätzlich andere verleum­den oder völlig ungeprüft und ohne begründete Anhaltspunkte Vorwürfe erheben. Der Text des HinSchG ist einsehbar unter www.gesetze-im-internet.de/hinschg/

Unser Ombudsmann als Meldestelle für Hinweisgeber

Unser Ombudsmann Rechtsanwalt Dr. Rainer Buchert aus Frankfurt fungiert auch als die Meldestelle, die das Hinweisgeberschutzgesetz vorschreibt. Hinweise, die er vertraulich entgegennimmt, gibt er nur an unseren Compliance-Beauftragten weiter, wenn hinweisgebende Personen ihn von seiner anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht 

entbinden. Dabei ist es regelmäßig möglich, dass nur der in Rede stehende Sachver­halt weitergegeben, die Identität der hinweisgebenden Person aber nicht offengelegt wird und nur dem Ombudsmann bekannt bleibt.

Ungeachtet dessen gehen auch wir als Compliance-Verantwortliche mit allen perso­nenbezogenen Daten vertraulich und unter strikter Beachtung der gesetzlichen Vorga­ben um (HinSchG, DSGVO, BDSG).

Der Kontakt zu unserem Ombudsmann

Unser Ombudsmann RA Dr. Rainer Buchert ist werktäglich zwischen 08.00 und 20.00 Uhr wie folgt erreichbar:

Buchert Jacob Partner Rechtsanwälte PartG mbB
Kaiserstraße 22 60311 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 710 33330
oder +49 6105-921355
Fax: +49 69 710 34444
E-Mail: dr-buchert@dr-buchert.de

Hinweise können auch elektronisch und in verschiedenen Sprachen über ein vertrauli­ches Kontaktformular auf der Internetseite der Kanzlei Buchert Jacob Partner gegeben werden:

- Deutsch https://www.ombudsperson-frankfurt.de/de/kontaktformular/?company=THE_FLAG

- Englisch https://www.ombudsperson-frankfurt.de/en/contactform/?company=THE_FLAG

Wir nehmen jeden Hinweis ernst und gehen ihm – soweit ein Anfangsverdacht begrün­det ist – unter Beachtung rechtlicher Vorgaben nach (Aufklärung, Internal Investigati­ons). Hinweisgeber erhalten dazu eine Rückmeldung.

Rechtsanwalt Dr. Buchert wird vertreten von Frau Rechtsanwältin Dr. Caroline Jacob aus der gleichen Kanzlei.

Unser Ombudsmann erteilt auch Rat, wenn Fragen rund um das Thema bestehen. Er ist aber weder Beschwerdestelle noch Kummerkasten. Kosten entstehen Hinweisge­bern durch Inanspruchnahme des Hinweisgebersystems nicht.

Externe Meldestellen

Neben unserer beschriebenen internen Meldestelle können sich hinweisgebende Per­sonen auch an externe Meldestellen wenden. Der Bund hat bei dem Bundesamt für Justiz eine solche Meldestelle eingerichtet. Externe Meldestellen gibt es außerdem bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), sowie beim Bundeskar­tellamt für ihren jeweils speziellen Aufgabenbereich. Näheres dazu finden Sie auf den Webseiten dieser Behörden.

www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

www.bafin.de

www.bundeskartellamt.de