Datenschutzerklärung
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über den Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend nur noch „Daten“).
1. Verantwortlich für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Datenverarbeitung nach den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:
THE FLAG Service München GmbH
Listertalstraße 73
57439 Attendorn
Web: www.the-flag.de
E-Mail: datenschutz@the-flag.de
2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten
Matthias Rosa, RMPrivacy GmbH, Große Langgasse 1a, 55116 Mainz
3. Gemeinsame Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemeinsam in der THE FLAG-Unternehmensgruppe zum Zweck einer effektiven internen Verwaltung der personenbezogenen Daten und der Konzernsysteme. Hierfür übermitteln wir Ihre Daten an mit uns verbundene Unternehmen gem. § 18 AktG ff analog, bzw. verarbeiten die Daten in Systemen, die mit den uns verbundenen Unternehmen gemeinsam betrieben werden.
Die Beteiligten unserer Unternehmensgruppe können Sie hier einsehen: https://the-flag.de/wp-content/uploads/2021/05/the-flag-gruppe.pdf
Rechtsgrundlage der gemeinsamen Datenverarbeitung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO unser überwiegendes berechtigtes Interesse an einer effektiven Verwaltung und IT-Infrastruktur.
Für die Prozesse, die der gemeinsamen Datenverarbeitung unterliegen, sind wir mit unseren verbundenen Unternehmen gemeinsam verantwortlich nach Art. 26 DSGVO. Entsprechend haben wir in einem Vertrag die internen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten verbindlich festgelegt.
Die Informationspflichten der DSGVO wird das jeweilige Unternehmen erfüllen, mit dem Sie zuerst in Kontakt stehen.
Die Erfüllung der Betroffenenrechte haben wir intern der RMBC GmbH zugewiesen. Diese erreichen Sie unter datenschutz@the-flag.de. Sie können sich mit Anfragen oder zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte auch jederzeit an uns unter den in Ziffer 1 stehenden Kontaktdaten wenden. Wir leiten Ihre Anfrage dann zur Bearbeitung intern weiter.
Die konkreten Prozesse, die unter die gemeinsame Verarbeitung fallen, sind nachfolgend entsprechend gekennzeichnet.
4. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung
Im Rahmen unseres Geschäfts- und Webseitenbetriebs verarbeiten wir Daten.
Dies umfasst auch die Offenlegung durch Übermittlung an Dritte und ggf. in sogenannte Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union („EU“) und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“). Soweit wir Daten außerhalb der EU oder des EWR übermitteln, haben wir dies nachfolgend entsprechend gekennzeichnet.
5. Datenverarbeitung
Die einzelnen betroffenen Daten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und Übermittlungen in Drittstaaten sind in der nachfolgenden Aufstellung aufgeführt:
a) Webseite
Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung auf unserer Webseite finden Sie unter https://the-flag.de/datenschutzerklaerung/.
b) Kontaktaufnahme
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, verarbeiten wir zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Anfrage folgende Daten von Ihnen: Name, Kontaktdaten -sofern von Ihnen angegeben- und Ihre Nachricht.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist unsere Pflicht zur Vertragserfüllung und/oder zur Erfüllung unserer vorvertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO und/oder unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Abwicklung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.
Diese Verarbeitung erfolgt im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Ziffer 3 dieser Datenschutzerklärung.
c) Kontaktaufnahme bei Bewerbungen
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um uns Ihre Bewerbung als Mitarbeiter:in z.B. per E-Mail oder über ein Kontaktformular zu übersenden, werden die von Ihnen angegebenen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Einsatzort etc.), Ihre Nachricht sowie die übermittelten Bewerbungsunterlagen ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Bewerbungsanfrage verarbeitet.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist vorrangig § 26 BDSG. Demnach ist die Verarbeitung von Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung notwendig sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO erfolgen, nämlich zur Geltendmachung und/oder Abwehr von Ansprüchen.
d) Aufnahme in unseren Bewerberpool
Sofern Sie dies wünschen, nehmen wir Ihr Bewerberprofil in unseren Bewerberpool auf, um Sie bei passenden Stellenbeschreibungen berücksichtigen und einladen zu können.
Rechtsgrundlage für die Aufnahme in unseren Bewerberpool ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.
e) Abwicklung und Durchführung von Beherbergungsverträgen
Im Rahmen unseres Beherbergungsangebots verarbeiten wir Ihre Daten zur Anbahnung (Reservierung) und Abwicklung (Buchung) des künftigen oder bestehenden Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und uns. Wir benötigen die folgenden Daten für Ihre Buchung oder Reservierung: Vor- und Nachname aller Reisenden; Adresse der buchenden oder reservierenden Person; E-Mail-Adresse; Kreditkartendaten und/oder Bankverbindung.
Reservierungsanfragen und Buchungen können über unsere Website erfolgen. Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.
Wir übermitteln Ihre Transaktionsdaten (Name, Datum der Buchung Zahlungsart, Betrag und Zahlungsempfänger, ggf. Bankverbindung oder Kreditkartendaten) an den mit der Abwicklung der Zahlung beauftragten Zahlungsdienstleister.
Bei einer Onlinebuchung über unsere Website, werden Sie auf die Buchungsseite unseres externen Buchungsplattformbetreibers TravelClick, INC., 7 Times Square, 38th Floor, NY 10036, USA („TravelClick“) weitergeleitet, wo Sie die Buchung online vornehmen können. Die Datenverarbeitung von TravelClick erfolgt in den USA. Informationen zum Datenschutz https://www.amadeus-hospitality.com/privacy-policy/.
Alternativ können Sie auch direkt über unsere Website Reservierungsanfragen stellen. In diesem Falle erfolgt die Kommunikation ohne eine Datenübermittlung an TravelClick.
Diese Verarbeitung erfolgt im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Ziffer 3 dieser Datenschutzerklärung.
f) STRAIV – Check-In und Meldeverfahren für Beherbergungsstätten
Wir setzen den Dienst straiv by code2order der code2order GmbH, Eichwiesenring 4F, 70567 Stuttgart („straiv“) ein, um Sie digital einzuchecken und unsere gesetzlichen Meldepflichten nach dem Bundesmeldegesetz zu erfüllen.
Hierbei verarbeiten wir die folgenden Daten:
Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise, Name, Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Zahl der Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit sowie Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers bei ausländischen Personen, Zimmernummer, Buchungsdaten, ggf. Geodaten bei Nutzung entsprechender Module.
Diese Daten werden von uns ein Jahr gespeichert und spätestens drei Monate nach Ablauf dieses Jahres gelöscht, § 30 Abs. 4 BMG. Auf entsprechende Anordnung hin leiten wir diese Daten an die zuständige Meldebehörde weiter.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist nach Art. 6 I c) DSGVO i.V.m. gem. § 30 Bundesmeldegesetz (BMG) die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten, im Übrigen hinsichtlich des Check-Ins die Erfüllung unseres Vertragsverhältnisses nach Art. 6 I b) DSGVO.
g) Self Check-In
Sie können sich in unseren Hotels bei Ihrer Einkunft selbstständig über ein Terminal einchecken. Zu diesem Zwecke verarbeiten wir folgende Daten:
– Personenstammnummer (Kundennummer)
– Name, Vorname, ggf. Namenszusatz
– Kontaktdaten (Telefon-Nr., E-Mailadresse)
– Vertragsdaten
– Geburtsdatum
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist unsere Pflicht zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.
Diese Verarbeitung erfolgt im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Ziffer 3 dieser Datenschutzerklärung.
h) Vertragsabwicklung
Wir verarbeiten Ihre Vertragsdaten aus dem betreffenden Mietvertrag zur Durchführung des bestehenden Mietverhältnisses über Wohnraum.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO die Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen sowie im Einzelfall die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO.
Diese Verarbeitung erfolgt im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Ziffer 3 dieser Datenschutzerklärung.
i) Mieterselbstauskunft bei Mietverhältnissen über Wohnraum
Um Ihre Zuverlässigkeit und Bonität als künftigen Mieter einzuschätzen, benötigen wir als Vermieter von Ihnen eine entsprechende Mieterselbstauskunft. Hierbei werden die folgenden Daten, sofern von Ihnen angegeben, verarbeitet: Name, Anschrift, Einkommensnachweis.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Falle der Mieterselbstauskunft ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, um sicherzustellen, dass das angestrebte Mietverhältnis ordnungsgemäß durchgeführt und abgewickelt werden kann. Zudem haben wir die Möglichkeit nachzuvollziehen, ob der angebotene Wohnraum Ihren Bedürfnissen als Mietinteressent entspricht.
j) Videoüberwachung in unseren Häusern
Wir setzen in unseren Immobilien mitunter Videoüberwachung ein. Die überwachten Bereiche sind mit dem folgenden Piktogramm und Hinweisen gekennzeichnet:
Die Videoüberwachung wird von uns zu Zwecken des Schutzes vor Einbrüchen und Vandalismus eingesetzt. Rechtsgrundlage ist dabei unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO zum Schutz des Eigentums und vor Vandalismus. Hierbei werden alle Personen aufgenommen, die in dem gekennzeichneten Bereich anwesend sind. Alle Aufnahmen werden automatisch nach 72 Stunden gelöscht.
k) Begrüßungssystem
Zum Zwecke der Abbildung eines Begrüßungstextes auf dem TV Ihres gebuchten Zimmers verarbeiten wir Kundendaten wie Zimmer, Name und Vorname.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO Ihnen einen angenehmen Aufenthalt bieten zu können.
Diese Verarbeitung erfolgt im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Ziffer 2 dieser Datenschutzerklärung.
l) Member Programm
Wenn Sie an unserem Member Programm teilnehmen und somit Mitglied unseres Bonusprogramms werden, profitieren Sie von vielen Vorteilen. Zu diesem Zwecke verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Adresse und Ihr Passwort.
Rechtsgrundlage für die Teilnahme am Member Programm ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.
Diese Verarbeitung erfolgt im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Ziffer 3 dieser Datenschutzerklärung.
6. Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werde erforderlich ist oder eine von Ihnen erteilte Einwilligung von Ihnen widerrufen wurde. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu beachten sind, kann die Speicherdauer zu bestimmten Daten ungeachtet der Verarbeitungszwecke bis zu 10 Jahre betragen.
7. Ihre Betroffenenrechte
a) Auskunft
Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.
b) Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruch
Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden oder sollten diese unrichtig geworden sein, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Gleiches gilt, sofern wir Daten künftig nur noch einschränkend verarbeiten sollen. Ein Widerspruchsrecht steht Ihnen insbesondere in den Fällen zu, in denen Ihre Daten aufgrund der Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegt oder unseres berechtigten Interesses erfolgt, sowie darauf gestützten Profilings. Ebenso steht Ihnen im Falle der Datenverarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung ein solches Widerspruchsrecht zu.
c) Widerrufsrecht bei Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
Erteilte Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.
d) Datenübertragbarkeit
Erfolgt eine Datenverarbeitung auf Grund eines Vertrages, vorvertraglicher Verhandlungen, einer Einwilligung oder mithilfe automatisierter Verfahren, so steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Auf Antrag stellen wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit, so dass Sie die Daten auf Wunsch einem anderen Verantwortlichen übermitteln können.
e) Einschränkungen der Verarbeitung
Daten, bei denen wir nicht in der Lage sind die betroffene Person zu identifizieren, bspw. wenn diese zu Analysezwecken anonymisiert wurden, sind nicht von den vorstehenden Rechten umfasst. Auskunft, Löschung, Sperrung, Korrektur oder Übertragung an ein anderes Unternehmen sind in Bezug auf diese Daten ggf. möglich, wenn Sie uns zusätzliche Informationen, die uns eine Identifizierung erlauben, bereitstellen.
f) Ausübung Ihrer Betroffenenrechte
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch oder Löschung von Daten oder dem Wunsch der Übertragung der Daten an ein anderes Unternehmen, wenden Sie sich bitte an datenschutz@the-flag.de.
Sie haben zudem die Möglichkeit, sich wegen Ihrer Betroffenenrechte bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.